Att låta medarbetare köra företagsbilar är en viktig del av många verksamheter – men det är också ett område där det kan bli dyrt om reglerna inte är klara från början. Oavsett om bilen används dagligen i tjänsten eller mer sällan måste företaget ha en skriftlig bilpolicy som tydligt slår fast vem som får använda bilen och vilket ansvar som gäller.
Det mest effektiva sättet att göra detta är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är den faktiska bilpolicyn för ett specifikt fordon och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som visar att företaget har upplåtit bilen och att en viss person har rätt att köra den.
Varför en bilpolicy är avgörande för företaget
När en bil lämnas ut till en anställd uppstår en rad praktiska och ekonomiska frågor:
- Vem betalar självrisk om en olycka inträffar?
- Vem ansvarar för böter och avgifter som uppkommer under körning?
- Vem bokar service, däckbyten och besiktning?
- Vad gäller när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Om dessa frågor inte är dokumenterade kan det leda till osäkerhet, tvister och onödiga kostnader. En bilpolicy gör ansvarsfördelningen tydlig redan från början.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller alla uppgifter som behövs för att upplåtelsen ska vara tydligt dokumenterad:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som har dispositionsrätt
- underskrifter från båda parter som bekräftar avtalet
Med dessa grundläggande uppgifter är det klart vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har gett sitt tillstånd.
Trygghet och ordning för både arbetsgivare och förare
När bilpolicyn är nedskriven i ett TRF-kort vet alla inblandade exakt vad som gäller.
- Företaget får ett dokument som visar vem som disponerar bilen och kan enkelt peka på de regler som gäller.
- Föraren får ett officiellt intyg som bekräftar att han eller hon har företagets godkännande och som klargör vilket ansvar som följer med användningen.
Detta minskar risken för konflikter, skapar ordning och gör att företagets fordonsanvändning blir mer professionell och säker.
Sammanfattning
Varje företag som upplåter bilar till anställda bör ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är det enkla och juridiskt bindande sättet att göra detta på. Det kopplar samman en specifik bil med en namngiven förare och klargör ansvar och rättigheter – en trygg lösning för både arbetsgivare och anställd.